Προκειμένου να οργανωθεί κατάλληλα και να υλοποιηθεί η εικονική συνάντηση (virtual meeting) με έδρα την Πορτογαλία, στο πλαίσιο του Ευρωπαικού προγράμματος Effective e-learning system based on digital competences, πραγματοποιήθηκαν διαδικτυακές συναντήσεις (16/03/2201, 26/042021, 10/05/2021) μεταξύ των συντονιστών κάθε συμμετέχουσας χώρας, συχνή επικοινωνία με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά και επικοινωνία με τηλέφωνο, WhatsUp μεμονωμένα μεταξύ των εταίρων. Ο στόχος ήταν η καλύτερη δυνατή οργάνωση μιας εικονικής (διαδικτυακής) συνάντησης, πρωτόγνωρης λόγω COVID 19 για όλες τις χώρες. Προτάθηκαν και αποφασίστηκε να χρησιμοποιηθούν ποικίλα διαδικτυακά εργαλεία για την καλύτερη δυνατή υλοποίηση της συνάντησης. Αποφασίστηκε, ότι οι συνεδρίες θα είναι τόσο ζωντανές (live sessions) με παράλληλη σύνδεση όλων των συμμετεχόντων την ίδια ώρα, αλλά και βιντεοσκοπημένες παρουσιάσεις, όπου ο κάθε συμμετέχων θα μπορεί να παρακολουθεί στην ώρα και την ημέρα που τον βολεύει και να παραδίδει τις σχετικές εργασίες. Το κύριο διαδικτυακό εργαλείο που αποφασίστηκε να χρησιμοποιηθεί είναι το Zoom. Διάφορες άλλες μικροεφαρμογές και διαδικτυακά λογισμικά για διαμοιρασμό αρχείων και περιεχομένου όπως το paddlet, το google forms, κτλ αποφασίστηκε να χρησιμοποιηθούν για να διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ των συμμετεχόντων. Οι συμμετέχοντες θα έχουν πραγματικά την ευκαιρία να γνωρίσουν μια πληθώρα διαδικτυακών εργαλείων για την υποβοήθηση της διδακτικής διαδικασίας που χρησιμοποιήθηκαν στην περίοδο COVID σε διάφορες χώρες τις Ευρώπης.
